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Votre téléphone intelligent : un outil pour la gestion de votre entreprise

Publié 1 novembre, 2013 dans Entreprise, Téléphones intelligents par 0

De nos jours, plusieurs téléphones intelligents sont aussi puissants que l’ordinateur portatif sur votre bureau. De plus, comme vous pouvez les glisser dans votre poche, ils vous permettent d’être vraiment mobile.

Dans ce billet, je vais vous montrer que vous pouvez tout faire avec votre téléphone intelligent et abandonner pour toujours votre ordinateur portatif. Bien que cette approche ne convienne pas à tout le monde, de plus en plus de professionnels avec un horaire chargé doivent être mobiles, ou décident simplement de ne pas être confinés à leur bureau, et découvrent la puissance des téléphones intelligents.

Contacts et horaires

À l’époque de Mad Men, les secrétaires, comme Joan, utilisaient des systèmes Rolodex et des agendas pour permettre aux dirigeants fort occupés de garder le cap. Aujourd’hui, les applications de gestion de contacts (et les versions mobiles de sites de médias sociaux, comme LinkedIn) sur les téléphones intelligents ont remplacé les Rolodex et vous permettent de suivre les détails de toutes les réunions ou communications précédentes avec chaque contact.

En ce qui a trait à l’établissement des horaires, presque tous les téléphones intelligents sont assortis d’une application de calendrier facile à parcourir que vous pouvez utiliser pour planifier les événements quotidiens (ou les synchroniser avec le calendrier de votre ordinateur de bureau ou portatif). Une fois l’événement fixé, vous pouvez configurer une tonalité de rappel qui vous permettra d’arriver à l’heure.

Vidéoconférence

Organisez des réunions pratiquement partout avec des applications mobiles de réunion et de vidéoconférence, comme FaceTime, Skype et iMeet. Les réunions par téléphone intelligent sont très pratiques lorsque : a) vous n’avez pas votre ordinateur portatif ou votre tablette ou b) vous manquez d’espace et de temps. Et c’est plus simple que de recourir à son ordinateur portatif ou à sa tablette.

Productivité et collaboration

Les affaires se font maintenant sans papier. Les applications mobiles en nuage permettent de créer, de modifier, de numériser, de classer et de partager des documents à partir de son téléphone intelligent. Avec Evernote, par exemple, vous pouvez utiliser votre téléphone pour prendre des notes; rédiger des textes, créer des sons, prendre des photos ou tourner des vidéos; numériser des images et des documents et les classer de manière à en faciliter la recherche et y avoir accès dans le nuage, où que vous soyez, puis les partager avec d’autres. Vous pouvez aussi accéder à différentes fonctions d’Office 365 en nuage à partir de votre téléphone intelligent, comme les services de courriel Microsoft Exchange, SharePoint et de communications unifiées. Vous pouvez synchroniser entièrement votre service de courriel, votre calendrier et vos contacts Office 365 avec votre téléphone.

En utilisant ces applications en nuage sur votre téléphone, vous n’avez plus besoin d’échanger vos dossiers d’affaires par courriel ou de vous déplacer avec vos cartes mémoire. Vos collègues et vous pouvez accéder aux documents partout, à l’aide d’un téléphone intelligent.

Interaction de machine à machine

Nos téléphones ont déjà principalement été utilisés pour permettre la communication entre les gens. Maintenant, les téléphones intelligents peuvent faciliter la communication de machine à machine, et ainsi vous aider à gérer votre entreprise à distance. Comment? Les capteurs de poursuite dans votre bureau peuvent alerter votre téléphone quand les stocks de vente baissent ou le climatiseur démarre. Vous pouvez ensuite utiliser votre téléphone pour régler à distance la température du bureau, activer le système d’alarme ou garder l’œil sur votre consommation d’énergie mensuelle. Si votre entreprise utilise des véhicules de livraison, vous pouvez connaître leur emplacement, les niveaux de carburant et les problèmes mécaniques potentiels grâce à la technologie de communication de machine à machine, le tout sur votre téléphone.

Gestion financière

Vous pouvez utiliser votre téléphone pour faire la comptabilité de l’entreprise, envoyer des factures et assurer le suivi des dépenses. Prenons l’application mobile FreshBooks, de Toronto, par exemple. Elle vous permet de faire le suivi des heures facturables, d’envoyer vos factures aux clients et d’accepter des paiements en ligne. Vous pouvez aussi photographier des reçus et les joindre aux relevés de dépenses.

Ce qu’il faut retenir

Pour vos affaires, utilisez tout le potentiel de votre téléphone intelligent, pas seulement les fonctions de téléphonie et de courriel. Les téléphones intelligents sont maintenant des outils de productivité extrêmement puissants et conviviaux. Explorez les différentes options offertes pour vous aider à gérer votre entreprise au moyen de votre téléphone intelligent.

Quel usage faites-vous de votre téléphone intelligent pour gérer votre entreprise? Quelle est la meilleure application d’affaires pour téléphone intelligent que vous ayez utilisée jusqu’à présent? Faites-nous part de vos commentaires dans la section ci-dessous.

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