Transition à Office 365 : six facteurs à prendre en considération

Microsoft Office 365 est la plus récente version de l’ensemble d’outils de productivité le plus formidable qui soit, et qui semble gagner en popularité auprès des utilisateurs. En effet, Microsoft a indiqué qu’Office 365 comptait plus de sept millions d’abonnés au premier trimestre de son exercice financier 2015, soit une hausse considérable par rapport aux deux millions d’abonnés dénombrés l’année précédente.

Voici six facteurs à prendre en considération lorsque vous comparez Office 365 à sa version antérieure sous emballage de plastique, afin de déterminer si c’est le bon outil pour votre entreprise :

1. Passage au stockage en nuage

Le plus gros changement auquel les utilisateurs doivent s’adapter est probablement lié au fait que l’emplacement de stockage principal de leurs fichiers ne sera plus le disque dur de leur ordinateur de bureau ou portatif, ni même le disque de fichiers partagés associé au serveur de l’entreprise. Leurs fichiers seront plutôt stockés dans le nuage; c’est-à-dire sur les serveurs de Microsoft, qui sont accessibles au moyen d’une connexion Internet normale.

Le principal avantage de stocker vos fichiers dans le nuage, c’est de pouvoir y accéder, peu importe l’endroit où vous vous trouvez et l’appareil que vous utilisez. De plus, si aucune connexion Internet n’est disponible, comme quand vous voyagez en avion, ne vous inquiétez pas : les plus récentes versions de vos fichiers peuvent être sauvegardées sur votre disque dur local, et elles seront synchronisées avec les versions stockées dans le nuage lorsque vous vous reconnecterez.

2. Sécurité

La principale inquiétude soulevée par le stockage à distance des renseignements à caractère confidentiel de votre entreprise est probablement la sécurité. Sur ce point, vous pouvez avoir l’esprit tranquille, car les serveurs de données de Microsoft sont hébergés dans des installations spécialisées où la priorité est accordée à la sécurité physique et à la protection des communications. Pour protéger les fichiers, il est possible d’utiliser le chiffrement et d’établir des permissions. Ainsi, même si quelqu’un interceptait un fichier transmis entre votre appareil et le nuage, il ne serait pas en mesure de le lire. Bref, le stockage en nuage fournit habituellement une protection beaucoup plus élevée par rapport au niveau de sécurité que les petites entreprises peuvent s’offrir à elles seules.

3. Changement pour un modèle par abonnement

Office 365 est basé sur un modèle d’affaires de logiciel-service. Notons toutefois que l’idée de pouvoir louer un logiciel plutôt que de l’acheter n’est pas née d’hier. Par exemple, la plupart des gens louent depuis toujours leur logiciel antivirus, et bon nombre d’entre nous connaissent les applications de type logiciel-service, comme Salesforce. D’autres fournisseurs importants sont passés à ce modèle, comme Adobe, qui, l’année dernière, s’est entièrement convertie à un modèle de service payable à l’utilisation pour sa gamme de produits Creative Cloud.

La version emballée d’un logiciel coûte plus cher à l’achat et n’offre pas tous les avantages de la version offerte par abonnement, tandis qu’Office 365 fournit une solution moins dispendieuse à court terme, mais pour laquelle des frais mensuels seront exigés aussi longtemps que vous l’utiliserez.

4. Introduction à la collaboration en temps réel

Comme tous vos fichiers et ceux de vos collègues sont stockés dans le nuage, et que les changements sont synchronisés à mesure qu’ils sont effectués, il devient beaucoup plus facile de partager l’information et de travailler en collaboration avec Office 365. De plus, grâce aux applications Office Online accessibles gratuitement en ligne, il est même possible de collaborer en temps réel, ce qui permet aux utilisateurs connectés entre eux de voir ce que chacun tape au clavier à mesure qu’il écrit. Les versions pour poste de travail sont un peu plus lentes, mais cela représente tout de même une grande amélioration par rapport à la nécessité de constamment envoyer les fichiers par courriel ou de gérer le contrôle des versions dans un système basé sur le partage de fichiers.

5. Fréquence de mise à jour des fonctions

J’ai toujours eu une certaine réticence à l’idée de passer à la dernière version de Microsoft Office, pas tellement pour le prix, mais surtout à cause de tous les changements que cela suppose. Avec Office 365, vous pouvez vous procurer les nouvelles fonctions, les améliorations et les mises à jour de sécurité de façon graduelle, dès qu’elles sont disponibles, sans avoir à attendre qu’on les réunisse dans une version ultérieure.

6. Compatibilité des appareils et des plateformes

Si vous faites comme de plus en plus de gens de nos jours, vous utilisez au moins deux autres appareils en plus de votre ordinateur de bureau. Si vous souhaitez accéder à vos fichiers Office à l’aide de ces appareils, Office 365 est la solution qu’il vous faut. Contrairement aux anciens logiciels en boîte, qui étaient conçus pour être utilisés avec un seul type d’ordinateur et un seul système d’exploitation, un abonnement unique à Office 365 permet d’utiliser un Mac ou un PC, et les fichiers sont également accessibles à l’aide d’une tablette iPad ou Windows. En fait, un abonnement unique vous permet d’utiliser Office 365 avec jusqu’à cinq appareils différents.

En conclusion

Pour déterminer le produit Office qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, commencez par vérifier quels sont les avantages pour vous d’utiliser la version de type logiciel-service, et si vous pensez qu’il est pertinent de payer des frais d’abonnement récurrents pour une telle solution. Avez-vous besoin d’accéder à vos fichiers en tout temps, partout où vous allez et au moyen de différents appareils? Collaborez-vous souvent avec vos collègues en utilisant les mêmes fichiers? Les niveaux de sécurité élevés et l’accès continu à de nouvelles fonctions sont-ils des éléments importants pour vous? Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, Office 365 pourrait être la solution idéale pour vous.

Quelle version de Microsoft Office utilisez-vous dans votre entreprise? Faites-nous-en part dans la section des commentaires ci-dessous.