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Six tâches techniques pour assurer un déménagement en douceur

Au deuxième trimestre de cette année, 2,2 millions de pieds carrés de nouveaux espaces de bureaux ont vu le jour au Canada. Que ce soit pour accroître ses activités ou les réduire, ou tout simplement pour s’installer ailleurs, il arrive inévitablement dans la vie de toute entreprise un moment où il faut déménager.

Lorsqu’il faut planifier et exécuter un déménagement, il est facile d’oublier certaines petites tâches qui sont néanmoins importantes. Pour vous aider, nous avons dressé une liste de six tâches techniques à garder à l’esprit avant d’entreprendre le grand déménagement :

Changez d’adresse de facturation. Il est important d’aviser l’Agence du revenu du Canada que vous déménagez, mais n’oubliez pas aussi d’établir une adresse de réacheminement auprès de Postes Canada. Mieux encore, pour éviter de faire un paiement en retard ou de manquer une facture importante pendant un déménagement, inscrivez-vous à la facturation en ligne. Ainsi, tant que vous aurez accès à Internet, que ce soit à Toronto ou à Tombouctou, votre correspondance financière ne sera pas interrompue.

Transférez vos numéros de téléphone. Parlez d’avance à votre fournisseur de services téléphoniques du transfert de vos numéros de téléphone à votre nouvelle adresse afin d’éviter toute interruption du service. Avant de débrancher vos téléphones, transférez les appels à des téléphones intelligents ou à des lignes VoIP, ou créez des messages automatisés et assurez-vous que tous les membres clés de votre personnel ont un téléphone intelligent afin de demeurer accessibles par téléphone et par courriel pendant les heures ouvrables normales. Et comme vous pouvez emporter vos appareils mobiles avec vous, avisez tout simplement votre fournisseur de services sans fil de votre nouvelle adresse.

Sauvegardez vos données importantes. Soyez prêt au pire et évitez les pertes de données pendant le déménagement en faisant une copie de sauvegarde des fichiers, des dossiers et des programmes importants. Vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur des disques durs ou encore avoir recours à la méthode plus judicieuse qui consiste à les stocker dans le nuage en utilisant, par exemple, le service Protection de données de Bell. Cette dernière méthode a l’avantage supplémentaire de permettre au personnel autorisé d’avoir toujours accès aux données à distance, peu importe si les systèmes du bureau sont réinstallés et fonctionnels.

Prenez rendez-vous avec votre fournisseur Internet. N’attendez pas à la dernière minute pour appeler votre fournisseur Internet afin de planifier une visite de service. En organisant cette visite d’avance, vous réduisez le temps de déconnexion potentiel pendant votre déménagement. À ce sujet, assurez-vous d’avoir du personnel TI sur place au moment de cette visite afin de pouvoir remettre tous les ordinateurs, comptes et serveurs en fonction une fois la connexion Internet rétablie.

Équipez vos employés clés pour le travail à distance. De nos jours, pour une entreprise, un déménagement ne signifie pas nécessairement 24 heures d’indisponibilité. Si les employés ont des ordinateurs portatifs, des tablettes, des téléphones intelligents et des forfaits sans fil généreux, ou encore des clés ou des stations turbo, ils devraient être en mesure de continuer de travailler comme si de rien n’était à partir de la maison ou d’un café des environs, comme s’ils étaient au bureau.

Réévaluez votre équipement de bureau. Il n’y pas de meilleur moment pour mettre à niveau votre équipement de bureau que lorsque vous devez de toute manière le débrancher, le réinstaller et le réactiver. Profitez de l’occasion pour réévaluer votre équipement et vos services et procéder aux mises à niveau nécessaires. Vous pouvez envisager de faire don du vieil équipement à une école ou à une coopérative d’habitation qui pourrait en avoir besoin, ou encore aller le porter là où on pourra le recycler de façon sécuritaire.

C’est aussi le bon moment pour prendre en considération les services en nuage comme Office 365, qui peuvent remplacer certains de vos logiciels et de vos fonctions sur place et aider vos employés à mieux collaborer et à accroître leur productivité pendant et après votre déménagement.

En conclusion

Avec de bons outils technologiques, votre bureau peut reprendre ses activités en un rien de temps. Cela peut se faire de façon si transparente que votre déménagement pourrait bien passer inaperçu aux yeux de vos clients.

Quand avez-vous déménagé vos bureaux la dernière fois? Quels sont vos conseils? Dites-le-nous dans la section des commentaires ci-dessous.

Par Christine Persaud
Équipe Blogue de Bell

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