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Quatre fonctions Office 365 que vous sous-utilisez probablement

Les suites complexes d’outils logiciels offrent un large éventail de fonctions et de capacités. Certaines d’entre elles prennent du temps à découvrir, et même les utilisateurs de longue date arrivent rarement à toutes les exploiter. Il y a des décennies que j’utilise les outils de productivité de la suite Microsoft Office, et il y a encore des fonctionnalités que je n’ai jamais explorées, même si je me définis clairement comme un utilisateur expert des cinq applications de la suite complète.

Lorsque Microsoft a lancé Office 365, la version logiciel-service de sa suite, elle a également introduit de nouvelles capacités et de nouveaux services rendus possibles par le fonctionnement du logiciel dans le nuage. Il est donc plus que jamais probable qu’il s’y trouve des fonctions puissantes et utiles que vous n’ayez pas encore découvertes ou que vous sous-utilisez. Voici quelques-unes de mes fonctions favorites :

1. Collaboration en temps réel

Il serait peut-être exagéré de dire que c’est le désir d’offrir une bien meilleure collaboration dans Office qui a poussé Microsoft à passer au modèle logiciel-service. Mais cette décision a certainement apporté une solution à ce qui a longtemps été perçu comme le talon d’Achille du géant informatique : son retard sur ses concurrents comme Google Documents pour ce qui est de permettre à ses utilisateurs de collaborer à des documents, surtout en temps réel.

Office 365 a vraiment comblé cette lacune. Les versions Web des applications Office permettent en effet aux utilisateurs de collaborer en toute transparence, et ce, en temps réel. Avec la saisie en direct, vous pouvez travailler avec quelqu’un d’autre sur un document et vous verrez tous deux les changements en direct. La collaboration en temps réel est également possible avec les versions poste de travail des applications. Toutefois, les changements effectués par les autres utilisateurs n’apparaîtront pas dans votre version de façon aussi immédiate.

2. Appels et clavardage par Skype

L’achat de Skype par Microsoft en 2011 a donné lieu à un flot d’analyses, à savoir pourquoi le géant informatique avait conclu cette entente de 8,5 G$ US, surtout que Microsoft avait déjà son propre service Live Messenger et son équivalent professionnel, Lync. Avec le lancement d’Office 365, la stratégie de pollinisation croisée des plateformes de Microsoft est devenue beaucoup plus claire.

Les abonnés d’Office 365 obtiennent 60 minutes par mois d’appels Skype à destination de lignes terrestres dans 60 pays et de téléphones mobiles dans huit pays, dont le Canada et les États-Unis. Plus important encore peut-être, le fait que Skype soit ouvert lorsqu’on utilise la version poste de travail d’Office 365 permet automatiquement de clavarder au sein de l’application. Le clavardage est également accessible dans Office Online, mais les utilisateurs doivent l’activer. Peu importe la façon de le lancer, il est certain que le clavardage, y compris, depuis tard l’an dernier, le clavardage de groupe sur Skype, ajoute une nouvelle dimension à la collaboration intra-application.  Et Microsoft est sur le point de faciliter encore davantage le lancement d’une séance de clavardage avec toutes les personnes travaillant sur un document.

3. Applications Web

Même si un abonnement professionnel à Office 365 vous permet d’utiliser l’application sur cinq ordinateurs PC ou Mac ou appareils mobiles, il y aura probablement des moments où vous – ou, plus important encore, des personnes avec qui vous partagez des documents – devrez y accéder au moyen d’un appareil qui n’a pas de version sous licence de l’application.

Office Online, le nom maintenant donné à une suite d’applications Web gratuites que Microsoft a dévoilée lors du lancement d’Office 365, vous permet de donner accès à quiconque à des documents que vous avez stockés dans OneDrive, le service de stockage en nuage de Microsoft. Les non-abonnés peuvent apporter des modifications de base à ces documents et vous pouvez même faire de la collaboration en temps réel de base avec des personnes qui ne sont pas abonnées à Office 365.

4. Commentaires

Même si je l’ai utilisée souvent, j’ai toujours détesté la façon dont l’application Commentaires fonctionnait dans les versions précédentes des applications Office, surtout si les commentaires étaient nombreux ou ajoutés par différentes personnes. Ces difficultés empêchaient souvent les utilisateurs d’exploiter cet outil de collaboration essentiel.

Office 365 a remanié la présentation des commentaires de façon à simplifier leur utilisation et leur lecture. Les commentaires figurent encore à droite, mais ils sont maintenant organisés par blocs, ce qui rend leur hiérarchie plus claire.  Le passage du pointeur sur un commentaire permet de mettre immédiatement en surbrillance la section du document visée.

En conclusion

Ce ne sont là que quelques-unes des nouvelles fonctions d’Office 365 que, selon moi, les utilisateurs ont tendance à négliger et qui rendraient l’outil encore plus productif pour eux.

Quelle autre fonction négligée par les utilisateurs avez-vous trouvée dont les autres lecteurs aimeraient entendre parler selon vous? Faites-nous part de vos conseils dans la section des commentaires ci-dessous.

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