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Comment encourager la collaboration avec les clients au bureau

Lorsque des clients ou des partenaires vous rendent visite, il est important de vous assurer que votre bureau est bien équipé pour favoriser des discussions et une collaboration productives. L’important est de faire en sorte que vos clients se sentent à l’aise tout en protégeant vos données et votre infrastructure.

Voici quelques façons de favoriser une meilleure collaboration et un environnement de travail productif pour les clients qui se présentent à votre bureau :

Créez un point d’accès sans fil expressément pour les invités. Vos visiteurs voudront sûrement accéder à votre réseau Wi-Fi pour utiliser leur ordinateur portatif et leur tablette. Configurez un réseau Wi-Fi d’invité distinct et protégé par mot de passe qui leur permettra de se connecter sans pouvoir accéder aux données confidentielles de votre entreprise. Même si vous faites entièrement confiance à vos clients, vous ne connaissez pas le niveau de protection de leurs appareils contre les menaces extérieures. Les petites entreprises ont signalé un nombre record d’attaques l’an dernier, soit près du double de 2012, selon Symantec. Il vaut toujours mieux prévenir que guérir.

Maintenez des vitesses Internet rapides. Dans votre bureau, vous ne voulez pas que vos clients aient de la difficulté à se connecter, ou encore qu’ils éprouvent des problèmes de lenteur lorsqu’ils consultent des pages ou qu’ils accèdent à des outils en ligne. Vous devez vous assurer que les vitesses de votre réseau sont ultrarapides, et cela vaut aussi pour le réseau d’invité. Si les clients ne peuvent pas être aussi productifs qu’ils le souhaiteraient, ils pourraient être moins enclins à vous rendre visite à l’avenir. Et cela peut influer sur leur perception de l’efficacité de votre entreprise.

Conservez les documents collaboratifs dans le nuage. Y a-t-il des documents pertinents auxquels vos clients doivent avoir accès? Gardez-les à portée de la main grâce à un service en nuage afin que vos visiteurs puissent facilement les consulter lorsqu’ils sont dans votre bureau ou lorsqu’ils travaillent avec des membres de votre équipe. En stockant ces documents dans le nuage, vos clients peuvent facilement y accéder de chez eux aussi.

Mettez des tablettes et des ordinateurs à leur disposition. En cas de réunion tardive, de visite imprévue ou de séance de travail ou de planification stratégique improvisée, pensez à mettre quelques appareils à la disposition de vos visiteurs. Il peut être utile d’avoir des tablettes ou des ordinateurs avec accès restreint que vos clients ou partenaires pourront utiliser pour être plus productifs qu’avec un téléphone intelligent à petit écran.

Offrez des stations de recharge. Offrez à vos clients un endroit ou des moyens pour recharger leur téléphone intelligent, leur tablette ou leur ordinateur. Ils seront heureux de pouvoir quitter votre bureau avec un appareil complètement rechargé, en particulier s’ils ne retournent pas tout de suite au bureau (ou à l’hôtel).

Assurez-vous d’avoir une solution de conférence appropriée. Mettez en place des systèmes de conférence audio ou vidéo dans votre espace de collaboration ou vos salles de réunion au cas où vos visiteurs souhaiteraient ajouter une autre personne à la conversation. Il pourrait s’agir d’un tiers tel qu’une agence, un consultant ou d’autres associés, ou simplement de collègues ou de partenaires qui peuvent intervenir sur un sujet, mais qui ne pouvaient pas se déplacer.

En conclusion

Comme pour vos invités à la maison, vous voulez que votre bureau soit accueillant pour vos clients et vos partenaires. De plus, en offrant un environnement collaboratif, vous montrez que vous travaillez tous en équipe.

Si vous rendez l’expérience de travail avec votre entreprise facile et agréable, vos clients apprécieront encore plus votre entreprise et voudront continuer de faire affaire avec vous.

De quelles façons vous y prenez-vous pour que vos clients ou vos visiteurs se sentent bien accueillis et productifs dans votre bureau? Faites-nous-en part dans les commentaires ci-dessous.

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