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Automatisation des effectifs extérieurs: automatisation des données de vente

Il est impossible d’abandonner complètement le papier, pas encore en tout cas. Mais lorsqu’il est question de données de vente, il est logique de passer à un système automatisé. L’automatisation vous permet d’avoir accès à des renseignements précieux en temps réel, ce qui n’est pas toujours possible avec des documents papier. Et il existe de nombreux autres avantages, comme le contrôle des coûts, une plus grande efficacité et l’amélioration du service à la clientèle.

Dans la première partie de cette série, j’ai abordé les avantages d’automatiser la gestion des véhicules et des éléments d’actif. Aujourd’hui, j’aimerais vous présenter cinq façons d’améliorer vos activités grâce à l’automatisation des données de vente.

Élimination des documents papier. L’avantage évident de l’élimination des documents papier est la réduction du fouillis et de l’impact sur l’environnement. Mais ce n’est là que la pointe de l’iceberg. En éliminant le recours à des documents papier, vous améliorerez également grandement l’exactitude des données, parce que, comme nous le savons tous, ces documents comportent un risque d’erreur humaine, de champs oubliés ou d’écriture illisible. Avec l’automatisation, vous n’avez plus besoin de faire le suivi des documents papier, et vous n’avez plus à vous soucier de la possible perte ou destruction de rapports; ce qui est des plus importants lorsque l’on considère que le coût d’un seul document perdu peut être de 350 $ à 700 $. Sans compter le temps gagné en rédaction et révision de rapports, tout en éliminant la nécessité de soumettre les rapports en personne ou de se déplacer pour ramasser les bons de commande.

Avec un système comme ProntoForms de Bell, les données sont mises à jour en temps réel au moyen d’un portail Web unique accessible à l’aide d’une tablette, d’un téléphone intelligent ou d’un ordinateur.

Accès aux données en temps réel. Un programme automatisé favorise une meilleure circulation de l’information, et ce, du début à la fin des travaux. Les formulaires peuvent être créés et gérés en ligne, les tâches peuvent être attribuées plus facilement, et le suivi des équipes se fait en direct. Les commandes peuvent être modifiées et transmises instantanément à l’équipe. Les problèmes peuvent être identifiés immédiatement. Et avec un système intégré au système administratif de l’entreprise, les employés peuvent obtenir rapidement tous les détails dont ils ont besoin sur les clients, les pièces et les tarifs. La lecture de codes à barres, les photos et la saisie de signatures peuvent également être incluses dans les données de vente, ce qui est totalement impossible avec des documents papier.

Accélération de la facturation et de l’exécution. Les factures sont créées plus rapidement qu’avec le papier, au moyen d’un ordinateur ou d’un appareil mobile, et elles sont envoyées au bureau instantanément pour un traitement immédiat. Aussi, il est possible d’ajouter des détails supplémentaires, comme des photos pour montrer que le travail a été effectué, ainsi qu’une preuve d’exécution du service avec signature, horodatage et indication de la localisation.

Réduction des coûts. Entre les coûts associés à la gestion des erreurs et à la perte de temps dans l’identification et la communication des problèmes, et la réduction de la saisie de données, de la gestion des documents papier et des livraisons perdues ou en retard, les économies peuvent réellement s’accumuler. En moyenne, environ 15 % des revenus d’une entreprise sont consacrés à la gestion, à la distribution et à la création de documents papier.

Amélioration de l’efficacité. Il est évident que si le travail est effectué en moins de temps, plus de tâches pourront être exécutées dans une même journée. Cela signifie également que les employés ne perdent plus de temps à remplir de la paperasse et qu’ils peuvent par conséquent se consacrer pleinement à leurs tâches.

En conclusion

Le but ultime de toute entreprise est, bien sûr, de faire de l’argent. Exploiter votre entreprise le plus efficacement possible constitue une étape clé pour vous permettre de générer plus de profits à long terme.

Avez-vous songé à automatiser vos données de vente? Dans la négative, qu’est-ce qui vous retient? Faites-le-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.

Par Christine Persaud
Équipe Blogue de Bell

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