« Apportez votre propre appareil » : Trois questions importantes à prendre en considération

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous recherchez constamment des solutions novatrices pour réduire vos coûts opérationnels. Il existe de nombreuses façons d’y parvenir; notamment, vous pouvez autoriser vos employés à apporter leur propre appareil au bureau (« AVPA ») au lieu de leur acheter des appareils mobiles comme des téléphones intelligents et des tablettes. L’approche AVPA pourrait vous faire économiser des milliers de dollars par année, mais elle doit être bien planifiée afin de vous assurer de bénéficier des économies de coûts et des avantages qui en découlent.

Voici trois questions importantes sur l’approche AVPA que vous devriez prendre en considération :

1 – Avez-vous informé vos employés que la méthode AVPA n’est pas obligatoire?
Avant l’arrivée de l’approche AVPA, les entreprises fournissaient les appareils au personnel et de nombreux employés s’attendent encore à un tel service. Pendant bien des années, il était normal de disposer d’un appareil pour le travail et d’un autre pour des fins personnelles. Cependant, de plus en plus d’employés préfèrent tout regrouper sur un même appareil qui sert à la fois pour le travail et les loisirs.

Si vous pensez utiliser l’approche AVPA et que vos activités exigent que vos employés soient constamment en contact par courriel ou par téléphone, assurez-vous de mettre en place un système de déploiement de téléphones fournis par l’entreprise, au cas où vos employés préféreraient ne pas utiliser leur propre appareil pour une raison quelconque.

Par exemple, si vous êtes un sous-traitant travaillant sur des chantiers, les téléphones intelligents avec fonction Appuyer-pour-Parler pourraient être nécessaires pour communiquer avec plusieurs utilisateurs à la fois sur simple pression d’une touche. Si vos employés n’ont pas de téléphones compatibles avec cette technologie, par exemple le BlackBerry Bold 9900, le Samsung Galaxy Rugby LTE ou le Samsung Galaxy SIII, vous devriez prévoir leur fourni des appareils.

2 – Avez-vous mis sur pied une politique « Apportez votre propre appareil »?
Si vos employés utilisent déjà leur propre appareil au travail ou qu’ils demandent de le faire, vous devriez immédiatement penser à mettre sur pied une politique AVPA, si ce n’est pas déjà fait. En effet, il est important que vos employés connaissent les règles à suivre et les limites de la responsabilité d’entreprise.

Dans votre politique AVPA, indiquez clairement que l’appareil mobile appartient à l’employé, mais que tout contenu créé sur l’appareil dans le cadre du travail appartient à l’entreprise. Prenez l’exemple d’un agent immobilier qui utilise son propre iPhone pour travailler. Bien que le iPhone appartienne à l’agent, tous les documents, photos et notes créés dans le cadre de son travail appartiendraient à l’entreprise. Assurez-vous que vos politiques et procédures AVPA mentionnent clairement cette distinction, afin d’éviter tout conflit éventuel si le contrat d’emploi prenait fin.

3 – Avez-vous mis sur pied un programme de sensibilisation des employés à l’approche « Apportez votre propre appareil »?
Une fois les politiques clairement définies, assurez-vous de planifier des formations régulières afin que les employés comprennent bien en quoi consiste une utilisation appropriée et inappropriée de leur appareil personnel. Dans votre programme de formation, assurez-vous de couvrir des sujets tels que l’utilisation des médias sociaux, l’établissement de mots de passe forts et la définition des paramètres de confidentialité. Votre formation devrait également indiquer clairement les procédures à suivre pour permettre à vos collègues d’utiliser votre téléphone ou pour signaler des appareils manquants contenant des données sensibles.

Conclusion
Grâce aux téléphones intelligents, vos employés transportent dans leur poche de petits ordinateurs qu’ils utilisent plusieurs fois par jour. Si vous adoptez une politique AVPA tout en offrant sécurité, formation et souplesse, vous permettrez à vos employés de travailler avec des appareils qu’ils peuvent utiliser efficacement, tout en réduisant vos coûts opérationnels. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous obtiendrez alors le meilleur des deux mondes.