Abandonnez le papier et améliorez votre productivité

Nous associons souvent les grands volumes de papier au stress, au désordre et au fouillis, un bon argument en soi pour abandonner le papier. Cependant, il existe de nombreuses autres raisons d’adopter une approche sans papier.

Selon l’Environmental Protection Agency des États-Unis, l’employé de bureau moyen utilise 10 000 feuilles de papier par année. The Paperless Project, une coalition locale d’entreprises visant à réduire l’utilisation de papier dans les entreprises, rapporte qu’environ 15 % des revenus d’une entreprise moyenne sont consacrés à la gestion, à la distribution et à la création de documents; un document type est imprimé cinq fois et photocopié de neuf à onze fois.

Voici quelques-uns des nombreux désavantages associés à une surconsommation de papier :

Le papier occupe trop d’espace. Il faut consacrer de l’espace à l’entreposage, au classement et à l’organisation de vos papiers; plus vous en conservez dans vos dossiers, plus ils s’accumulent.

Le papier accapare du temps précieux de vos employés. Pour organiser les dossiers papier, vous avez besoin d’employés diligents et pointilleux qui consacreront temps et ressources au classement. Entre-temps, ces mêmes employés ne travaillent pas sur des tâches plus importantes, ou bien vous devez embaucher des ressources supplémentaires pour garder le contrôle des piles de documents physiques.

Le papier fait croître les dépenses. En plus du prix du papier et de l’encre, il faut aussi tenir compte du coût des classeurs, des dossiers et des étiquettes. Un classeur à quatre tiroirs standard occupe environ neuf pieds carrés et coûte 1 500 $/an, selon la coalition. Quel est le coût d’un document mal classé? 125 $. Et celui d’un document perdu? De 350 $ à 700 $.

Les documents sensibles sur papier sont vulnérables. Dans bien des cas, il est beaucoup plus facile de voler un document papier qu’un fichier numérique, et les documents imprimés peuvent être détruits plus facilement lors d’une catastrophe, comme un incendie ou une inondation. Selon The Paperless Project, plus de 70 % des entreprises actuelles tomberaient comme des mouches en moins d’un mois si elles perdaient des dossiers importants lors d’une telle catastrophe.

Conseils pour éliminer le papier

L’abandon du papier ne signifie pas qu’il faut éliminer la totalité des feuilles blanches de votre bureau. Toutefois, pour bénéficier des avantages de l’abandon du papier, vous devriez tenter de réduire la quantité de papier utilisée quotidiennement.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour réduire la consommation de papier dans votre entreprise, dont les solutions suivantes :

Émettez des reçus électroniques. Plutôt que d’imprimer un reçu pour vos clients, donnez-leur la possibilité de recevoir un reçu par courriel, ce qui élimine l’utilisation de papier d’un côté comme de l’autre.

Utilisez des applications de consignation de notes. De nos jours, les salles de cours sont remplies de jeunes saisissant du texte sur des ordinateurs portatifs et légers au lieu d’utiliser un stylo pour prendre des notes à la volée sur du papier. Cette même méthode fonctionne aussi pour les entreprises. Même si un document Word standard ou une application de type Notepad peuvent suffire, il existe de nombreuses applications de consignation de notes qui améliorent le processus, y compris des programmes capables de convertir en texte numérique des notes manuscrites sur une tablette.

Mettez en œuvre des outils de collaboration en nuage. Plutôt que d’imprimer des copies d’un document à distribuer à l’équipe, songez à partager le document par voie électronique en utilisant un service en nuage, comme Microsoft Office 365, puis à permettre à tous d’émettre leur opinion et d’inscrire des notes, avant de modifier le document en conséquence.

Utilisez des fonctions de facturation et de comptabilité en ligne. Outre les reçus électroniques, demandez à vos clients s’ils accepteraient ou préféreraient recevoir des factures en ligne. En plus de réduire le volume de papier, cette mesure permet aussi de diminuer les frais postaux et d’accélérer le processus de paiement. Par exemple, Bell a récemment lancé une interface améliorée de facturation en ligne libre-service, qui permet à sa clientèle des petites entreprises d’opter facilement pour cette solution au lieu de recevoir tous les mois des factures papier à leur bureau.

Optez pour des imprimantes novatrices. Recherchez des imprimantes écologiques et investissez dans un numériseur de documents portatif ou plein format pour transformer vos documents papier actuels en versions numériques ou numériser les documents physiques à partager au lieu de les photocopier.

Conclusion

Nous ne sommes toujours pas à une époque où il serait possible de mettre sur pied un bureau entièrement sans papier. Il existe encore des documents à imprimer et à conserver sur papier, pour des raisons juridiques ou réglementaires. Aussi, certaines choses ont un plus grand effet en version imprimée. (C’est pourquoi certaines personnes préfèrent encore les journaux et les revues papier à leur équivalent numérique.)

Toutefois, il existe de nombreuses raisons d’adopter une approche intelligente en matière de consommation de papier, à défaut de pouvoir l’éliminer entièrement. Une telle approche peut aider votre entreprise à économiser de l’argent et à réduire le fouillis, en plus d’accroître la productivité et l’efficacité des employés.

Avez-vous des conseils pour éliminer l’utilisation du papier? Faites-nous-en part dans la section des commentaires ci-dessous.

Par Christine Persaud
Équipe Blogue de Bell